Perché conviene investire sul digitale?

Ci stiamo muovendo verso la completa transizione al digitale, riducendo quanto più possibile l’utilizzo della carta per la raccolta e la gestione delle informazioni. Gli archivi pieni di fogli, volumi e raccoglitori stanno lentamente lasciando il proprio spazio a database che raccolgono in formato digitale tutte quelle informazioni che un tempo dovevano essere stampate. Il guadagno è evidente sotto più aspetti, sia in termini di tempo impiegato per risalire a determinati dati, sia sotto un profilo legato alla sostenibilità dei mezzi.

Risparmiare carta

Stampare moduli e fotocopiare documenti ha un costo che va ben oltre la semplice spesa economica. Per produrre una risma di carta occorre tagliare alberi per ricavarne cellulosa e seguire tutta la filiera della produzione, del trasporto e dello stoccaggio. Il costo a livello ambientale è molto alto, nonostante gli sforzi per riutilizzare la carta e rendere più efficienti i sistemi di riciclaggio. D’altra parte si ha anche un forte risparmio di tipo puramente economico, in quanto le spese di gestione di un database si ripagano nel tempo riducendo il consumo di carta e inchiostro.

Spazio e praticità

Altro aspetto molto importante è l’enorme risparmio a livello di spazi. Gli uffici di professionisti non richiedono più grandi archivi dove contenere tutte le pratiche in formato cartaceo per anni ed anni. Gli ingombri si riducono e allo stesso tempo abbiamo un’enorme diminuzione dei tempi che riguardano la gestione di questi archivi.

Ricercare un file di cui conosciamo nome, data e collocazione è molto più semplice rispetto al cercare una fotocopia posta in qualche archivio, anche nei più organizzati. In questo modo si tagliano i tempi morti legati alla ricerca delle informazioni e si aprono le possibilità al lavoro da remoto tramite cloud privati e condivisione dei dati tra persone in qualsiasi angolo del mondo.

Digitalizzando un database e condividendo i file all’interno di un cloud è possibile accedere alla stessa banca dati da qualsiasi parte del mondo, rapidamente e senza tempi morti

Perché il processo va a rilento

Mentre all’estero questo processo sta viaggiando molto rapidamente, con una quasi totale digitalizzazione delle pratiche tramite firma digitale, nel nostro paese le cose si stanno muovendo con più cautela. Ciò è dovuto ad una burocrazia enorme, con tempi lunghissimi e fatta di moltissimi anelli con differenti funzioni e mansioni. Più volte è stata espressa la volontà da parte delle istituzioni di procedere in questa direzione, ma i passaggi sono molto lenti e confusi.

C’è anche una forte reticenza da parte del popolo stesso, che vede in questo cambiamento una difficoltà ulteriore. All’atto teorico si ha uno snellimento della burocrazia e dei suoi tempi, ma occorre anche scontrarsi con il fatto che l’Italia ha una grandissima percentuale di persone che hanno difficoltà nell’utilizzare un computer.

Le fasce più adulte della popolazione (categoria in cui rientrano moltissimi dipendenti pubblici e professionisti) hanno poca dimestichezza con l’utilizzo di programmi e database e sarebbero necessari moltissimi corsi di formazione ad ampio spettro.

Altro problema riguarda la quantità di documenti cartacei che andrebbero riportati in digitale e a chi spetti l’onere di sostenere le spese necessarie. Una burocrazia lunga e articolata porta con sé la presenza di infiniti documenti, i quali dovrebbero essere salvati in digitale uno per uno. Sul territorio esistono aziende specializzate in questo, come ad esempio Datasis.it, ma tale operazione dovrebbe essere finanziata dallo stato e non dal cittadino che gestisce tali pratiche.

Questa serie di problematiche è alla base di un problema molto articolato che sta creando non pochi problemi e rallentamenti al tessuto sociale del nostro paese. Il cambiamento è in corso, seppur graduale e molto moderato, ma ciò che lascia sicuramente più speranza è l’affacciarsi al mondo del lavoro da parte delle nuove generazioni, i cosiddetti nativi digitali. Questa categoria garantirebbe una maggior conoscenza dell’argomento ed un rapporto più profondo con un mondo che si muove su binari totalmente diversi rispetto alla precedente generazione.