Arriva un momento in cui la saturazione della nostra attenzione raggiunge un punto tale che, anche per tutelare il nostro tempo e la nostra serenità, ci può venire spontaneo iniziare a rifiutare, in linea di principio, qualsiasi nuova proposta vada ad aggiungersi alle mille che il mercato ci offre – o meglio ci getta addosso – ogni giorno. È comprensibile, specie se consideriamo che a volte si ha davvero la sensazione che chi ci offre la soluzione si sia un po’ inventato, senza veri legami con la realtà, tutto il problema che ci starebbe dietro.
Vale però la pena, anche se costa fatica, sforzarsi di valutare le proposte che invece portano qualcosa di realmente positivo, anche se magari vanno a toccare dei problemi a cui ci siamo tanto abituati da arrivare non tanto a non considerarli gravi, ma proprio a non notarli più, a considerarli parte della normalità del lavoro. Uno di questi problemi è quello del caos, dell’inefficienza, e dei costi generati dalla tradizionale gestione dei flussi documentali nell’ufficio; e la soluzione che il mercato oggi ci offre, in tante interessanti varianti, è uno dei nuovi sistemi digitali di gestione documentale. Siamo abituati alla carta? Proviamo a pensare di eliminarla completamente dai nostri uffici, dalle nostre scrivanie, dalla normale pratica del lavoro.
Con l’utilizzo dell’informatica, perderemmo qualcosa di prezioso? No, proprio nulla. Le e-mail ci permettono di comunicare molto più efficacemente della posta tradizionale, i sistemi di scrittura e database ci permettono di gestire qualsiasi documento o elenco, e in generale non c’è nulla nell’ufficio che richieda di essere stampato. Al contrario, evitare la carta ci permette di organizzare un archivio puramente digitale, molto più efficiente e accessibile, di evitare duplicazioni e perdite di tempo inutili, e anche di risparmiare cifre considerevoli sulle stampe e sulle spedizioni a mezzo posta – il tutto senza perdere alcuna funzionalità, e anzi guadagnandone alcune come l’accesso remoto ai documenti!
A volte bisogna saper riconoscere una buona idea in mezzo al frastuono; e la gestione documentale potrebbe essere l’idea giusta per voi!